中小企業如何用好政策提升競爭力
2024年08月13日 09:54 來源：中國政府采購雜志 【打印】 
本文以助力中小企業提升政府采購競爭力為出發點，對中小企業參與政府采購活動中的關鍵環節和重點事項展開探討，以期進一步發揮政府采購政策功能，助力中小企業高質量發展，增強經濟活力。
一、中小企業政府采購扶持政策梳理
當前，我國明確運用政府采購工具支持中小企業發展的法律是《中華人民共和國中小企業促進法》。在該法第六章第四十條中，具體規定了政府采購領域扶持中小企業發展的各項措施。根據該法和《中華人民共和國政府采購法》（以下簡稱《政府采購法》）等法律法規，國家有關部門制定了《政府采購促進中小企業發展管理辦法》（以下簡稱《管理辦法》）?！豆芾磙k法》從2021年1月1日起開始施行，是目前最直接的、相對全面的政府采購扶持中小企業文件。在《管理辦法》施行的前后，國務院以及國家有關部門還先后出臺了《關于促進中小企業健康發展的指導意見》《保障中小企業款項支付條例》《關于加強財稅支持政策落實 促進中小企業高質量發展的通知》等一系列法規和規范性文件，其中均涉及中小企業參與政府采購的內容。上述政策文件共同構成了我國現行的政府采購扶持中小企業政策體系，其要點歸納見表1。
二、中小企業在參與政府采購活動中面臨的問題
盡管目前我國的中小企業采購政策環境已大為改善，但在實踐中，中小企業在政府采購活動中的參與率和成功率仍不盡如人意，主要原因表現在以下幾個方面。
（一）中小企業對政府采購政策不夠了解
我國《政府采購法》施行已逾20年，但面向供應商的政府采購知識普及和政策宣傳工作依然有較大提升空間。從政府部門看，目前面向中小企業的政府采購咨詢和服務基本處于空白狀態。囿于政府采購監管部門的“三定”現狀，當前客觀上沒有條件開展面向供應商的咨詢和服務。從社會第三方機構看，目前，采購代理機構對于供應商的服務基本限于賬號注冊、軟件使用等操作層面的指導，缺少系統化、全流程的政府采購輔導和培訓。從中小企業自身看，企業經營者普遍缺乏政府采購知識，大多數中小企業長期游離于政府采購活動之外。
?。ǘ┲行∑髽I政府采購競標能力存在短板
一是政府采購信息收集、整理能力存在短板。絕大多數中小企業無法全面、及時地獲取政府采購信息，也缺少對以往有價值信息的挖掘、整理能力。
二是與采購人的溝通、協調能力存在短板。相當數量的中小企業對采購活動的溝通存在錯誤認識，不知道如何合理、正確地與采購人有效溝通。
三是標書制作能力存在短板。不知如何突出自身的特長，相關方案的針對性不強，同時細致程度不夠，標書的完整性、準確性有欠缺。
?。ㄈ┲行∑髽I政府采購合同管理水平有待提高
一是在合同擬制環節，缺少整體地、全面地審查合同的意識，導致在合同條款中對自身的權益保護不足、對相關的責任劃分不清。
二是在合同履約環節，常暴露出內部管理脫節的問題，在合同細節的執行上有瑕疵，造成與采購人的爭議和糾紛。
三是在合同付款環節，不熟悉行政事業單位的付款規則，提供的付款資料不完整、不及時；同時，對于政府采購合同融資、電子保函等金融工具缺乏必要的了解。
四是在檔案管理環節，缺少完整、長期保存資料的意識，對合同附屬的響應文件、成交通知書、付款單據、發票、補充協議等資料未能妥善保管。
（四）中小企業政府采購權益保護意識和能力不足
一是對詢問、質疑和投訴等政府采購權益保護手段了解不足，不能充分利用上述手段維護自身的合法權益。
二是缺少證據意識、法律意識，不知如何合理地舉證和證明證據來源，進而導致相關事項無法查證。
三是部分中小企業有濫用質疑、投訴權利的現象，既干擾正常的政府采購活動，也給濫用者自身帶來違法風險。
三、對中小企業提升參與政府采購競爭力的建議
通過上文分析，可以看出中小企業目前在參與政府采購活動中遇到的“瓶頸”，主要原因還在于中小企業自身經營和管理水平有所欠缺。中小企業要想在參與政府采購活動中有所收益，就必須“苦練內功”，通過增強自身的政府采購競爭力，來贏得廣闊的商機。現歸納總結下列中小企業參與政府采購活動的策略和技巧，供中小企業供應商參考。
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1.加強對政府采購的認識和籌劃
一是加強對《政府采購法》等法律法規和政策文件的學習，深入了解政府采購的基本原則、程序和規定，關注政府采購監管部門發布的政策解讀和指南，及時了解最新政策動態。
二是積極參加正規組織舉辦的政府采購培訓班、研討會，借助專家和行業領域的經驗，系統學習政府采購的操作流程、標準和技巧。
三是廣泛開展市場調研，了解政府采購市場的需求、趨勢和競爭情況，積極參與行業協會活動，分享經驗、學習借鑒，拓展政府采購商機和合作伙伴。
2.做好相關信息的收集和整理
一是密切關注政府采購的官方發布渠道，如中國政府采購網及其分網，可設置網頁關鍵詞提醒，確保不錯過任何重要的采購信息。
二是通過網絡收集采購人和以往采購項目的資料，盡可能熟悉采購人情況及其采購習慣，為參與采購活動做好準備。
三是建立有效的政府采購信息管理機制，對收集到的信息進行分類、整理和存檔，提升快速響應能力。
3.掌握采購文件分析方法
一是首先判斷采購項目是否適合本企業。由于政府采購“贏家全得”的特性，適合中小企業的策略應是集中資源爭取在優勢項目上有所突破。如通過閱讀采購文件發現項目不合適，應果斷放棄項目，把資源放在更有優勢的項目上。
二是重點閱讀和分析采購文件中的采購需求、評審方法等核心內容，建議組織技術、供應、財務等崗位人員共同閱讀、共同分析；對于評審方法，可進行模擬打分，做到心中有數。
三是結合采購文件做好競爭格局分析。應根據對本行業的了解，結合采購文件的資格條件，評估可能有哪些競爭對手，并分析其以往的競標信息、報價特點，以制定合理的競標策略。
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1.以項目管理的思維組織標書編寫
一是倒推時間。應根據不同的采購方式制定不同的時間表。為應對可能出現的不確定因素，建議在提交標書截止日期的前1至2日內完成標書編制。
二是確定資源。統籌調度人員、設備、經費、資料、數據等標書編制所需資源，同時可考慮將版面設計、圖表制作、標書印制等工作適當外包。
三是保證質量。編制的技術方案、商務方案要有針對性、有特色，能夠突出本企業產品、服務的特點；在定稿環節建議采用交叉檢查的方法，將標書的差錯控制在最小程度。
2.注重報價策略和實質性響應
一是合理報價。報價既不能超過采購文件公布的預算，也不要低于成本。應結合自身的技術和服務方案進行報價，如果技術和服務方案較有優勢，可適當提高報價，如項目競爭較激烈，應適當降低報價。
二是作好實質性響應。其訣竅是“要求什么，提供什么”，即針對采購文件的技術需求和商務需求，逐條逐項逐一作出響應。對于“*”號條款，要確保正偏離或完全響應。
3.熟悉評審的基本流程
一是在提交投標文件環節，牢記三個關鍵詞：時間、地點、密封。即按照規定的時間和地點遞交投標文件，如果是網上電子招標投標，應適當提前上傳投標文件，避免出現網絡擁堵等突發情況，同時要注意按照要求密封。
二是在開標及唱標環節，應注意遵守開標現場的紀律，同時可記錄參加該項目的供應商名單以及其報價。
三是妥善應對現場詢問。在評審現場，評審小組可以對標書中未能表述清楚的事宜進行詢問，供應商也有作出澄清的義務。在澄清時，既要實事求是、有理有據，又要盡最大可能爭取評審小組的理解和支持。
四是合理進行二次報價。在競爭性磋商和競爭性談判中，有二次報價環節，建議根據現場情況，如究竟有幾家供應商參加二次報價，再結合自身的成本和預估利潤，報出有競爭力的價格。
（三）在合同管理方面
1.認真審核政府采購合同
一是形式審核。主要是看合同的組成部分是否完整；合同的蓋章是否正確，是否要求加蓋騎縫章；簽字和日期處書寫是否規范，是否出現無權限人員代為簽字的情況。
二是法律審核。主要看合同的條款是否合法，是否與國家強制性規定沖突，合同正文約定的內容是否與招標文件、投標文件的表述沖突；合同對雙方權利義務的規定是否明確，涉及違約責任、賠償損失等方面的約定是否公平；所使用的術語是否規范等。
三是表述審核。主要看合同的表述是否嚴謹、準確。如某些合同中會出現“處罰”字樣，而實際上應是約定對方違約時如何承擔違約責任；再如有些合同會出現“不得”“禁止”等措詞，實際上應是“下述行為屬于違約行為”。同時，涉及的數據、金額等要進行復核，確保準確。
2.了解采購人的驗收規則
一是及時提出驗收申請。在合同達到驗收條件時，應主動提出驗收申請，與采購人共同做好驗收準備，迎接驗收。
二是配合做好驗收。通常，工程類項目驗收包括施工內容、施工用料、施工進程、施工工藝、質量安全等內容；貨物類項目驗收包括到貨檢驗、安裝調試檢驗及配套服務檢驗等內容；服務類項目驗收包括服務對象覆蓋面、服務事項滿意度、服務承諾實現程度等內容。應根據項目類型和特點，提前準備相關資料，配合采購人做好驗收。
三是整理和保管驗收資料。驗收資料一般一式兩份，分別交由采購人和供應商保管。供應商留存部分應妥善保管，相關驗收憑據是付款的重要依據和合同履約的重要證明。
3.學會運用金融工具降低成本
一是了解政府采購合同融資的方法。政府采購合同融資是以采購合同為應收賬款憑證，以財政資金的預期支付為信用，向供應商提供貸款，其利率也較為優惠。目前推出的產品有“政采貸”“中標貸”“合同貸”等，在各地政府采購網站上都有操作說明和聯系方式，對于中小企業供應商來說是一條可行的融資渠道。
二是了解電子保函的使用。目前，部分采購項目需要繳納履約保證金、質量保證金。而電子保函不占用供應商的資金，在到期后自動失效，無需專門辦理退還手續。對于中小企業來說，是一項比較方便、經濟的選擇。
（四）在權益保護方面
1.了解詢問、質疑和投訴之間的區別和聯系
一是了解詢問的概念。詢問用于解決供應商在政府采購活動中所產生的疑問。詢問可以采取口頭和書面的形式，在政府采購的任何階段都可以提出。詢問的范圍也沒有限制，但采購人的答復內容不得涉及其他供應商的商業秘密。
二是了解質疑的概念。與僅是了解情況的詢問不同，質疑是用于供應商認為自身利益受到損害的一種救濟方式?？梢詫θ梼热葸M行質疑，分別是采購文件、采購過程和中標（成交）結果。供應商應在知道或者應知其權益受到損害之日起7個工作日內質疑，采購人也應該收到質疑后7個工作日內作出答復。質疑和答復質疑均應以書面形式進行。
三是了解投訴的概念。投訴是在質疑之后進一步救濟供應商權益的方式。如果供應商對采購人對質疑的答復不滿，可以在15個工作日內向政府采購監管部門投訴。投訴需提交投訴書和證明材料。政府采購監管部門審核后，會在收到投訴后30個工作日內對投訴事項作出處理。投訴事項成立的，會依情況作出重新開展采購活動、另行確定成交供應商、撤銷合同等處理。
2.學習合規地提起質疑和投訴
一是正確撰寫質疑函和投訴書。建議使用成熟的模板撰寫質疑函和投訴書，以保證格式正確、結構完整。應重點關注三點：質疑或投訴事項、事實依據和法律依據、質疑或投訴請求。上述內容應具體化，且前后有關聯性。此外，質疑是投訴的法定前置環節，且投訴事項不得超出質疑事項的范圍。
二是了解提交質疑和投訴的渠道。質疑是向采購人及其委托的采購代理機構提出，而投訴是向同級政府采購監督管理部門提出。其具體的受理部門，一般就是采購文件上公布的采購人、采購代理機構和采購監管部門的聯系人。提交質疑函或投訴書有三種方式：直接送達、郵寄送達、線上提交。
三是配合做好調查取證工作。質疑或投訴是否成立的關鍵是證據是否確鑿。應當由質疑人或投訴人承擔舉證責任的事項，如果提供的證據不足，將被視為質疑或投訴不成立。因此，應如實、完整地向有關部門提供資料。
3.注意防范自身法律風險
一是加強內部管理和內部控制。中小企業應樹立健康發展的意識，增強法治觀念，加強內部控制建設。特別是中小企業的人員流動性較強，應加強員工的管理和教育，防范相關政府采購參與人員違規操作。
二是認真學習相關法律法規?！墩少彿ā返谄呤邨l和《中華人民共和國政府采購法實施條例》第七十二條對供應商的違法行為進行了陳述式規定，主要情節包括：提供虛假材料；詆毀、排擠其他供應商、惡意串通、行賄、未規范簽訂政府采購合同、轉包政府采購合同、提供假冒偽劣產品、擅自變更、中止或者終止政府采購合同等。出現上述違法行為，供應商要承擔罰款、禁止參加政府采購活動、沒收非法所得、吊銷營業執照，乃至依法追究刑事責任等法律責任。
三是杜絕非法證據?！墩少徺|疑和投訴辦法》援引了《中華人民共和國刑事訴訟法》中非法證據排除規則。如果投訴人使用非法證據進行投訴，不僅投訴將被駁回，而且將承擔一定的法律責任。例如，供應商采用不正當手段從采購代理機構或評審專家處取得應保密的資料，即為非法證據。因此，在采用法律手段維護自身權益的同時切記不要越過“紅線”。
四、結語
在未來發展中，中小企業需要進一步加強對政府采購相關法律法規的學習與理解，提高競標能力和合同管理能力；同時加強內部管理，防范法律風險。總之，中小企業要想在政府采購市場中取得更大的成功，就必須不斷提升自身的綜合實力和市場競爭力。通過不斷學習和實踐，中小企業將能夠激發更大的活力，在政府采購市場中發揮更大的作用，為我國經濟高質量發展作出更大的貢獻。
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